Din 2026, fișa de cazare nu mai este un detaliu administrativ, ci o obligație fiscală cu consecințe reale. Odată cu intrarea în vigoare a OPANAF nr. 381/2026 (noul formular oficial, publicat în Monitorul Oficial în martie 2026) și cu aplicarea Regulamentului UE 2024/1028 de la 20 mai 2026, proprietarii care închiriază prin Airbnb, Booking sau alte platforme se confruntă cu un set de obligații mai clare și mai stricte ca oricând.
Concluzia noastră: procesul manual, copiere din CI, completare pe hârtie, scanare, arhivare - funcționează pentru o singură proprietate.
Pentru două sau mai multe, devine rapid un risc operațional și de conformitate.
Acest ghid explică tot: ce este fișa de cazare, cine o completează, ce date sunt obligatorii conform noului formular OPANAF 381/2026, cum funcționează colectarea automată a datelor printr-un formular online, care sunt limitările GDPR și cum construiești un flux operațional scalabil dacă administrezi un portofoliu.
1. Ce este fișa de cazare - clarificăm confuzia
Termenul "fișa de cazare" acoperă în realitate două documente distincte, cu roluri, destinatari și baze legale diferite. Confuzia dintre ele este una dintre cele mai frecvente greșeli pe care le fac proprietarii:
| Document | Scop, destinatar și bază legală |
|---|---|
| Fișa de ocupare a capacității de cazare (ANAF) | Document fiscal, completat de proprietar. Obligatorie conform art. 85 alin. 8 Cod fiscal. Noul model: OPANAF nr. 381/2026. Se păstrează de contribuabil, nu se trimite periodic. ANAF o solicită la control. |
| Fișa de anunțare a sosirii și plecării turiștilor (MAI) | Document turistic, completat de turist la sosire. Obligatorie pentru structurile clasificate (hotel, pensiune, apartament cu certificat de clasificare). Bază legală: HG nr. 237/2001 și Ordinul MAI nr. 400/2004. |
Ce se aplică dacă închiriezi pe Airbnb/Booking pe CNP?
Documentul principal care contează la un control fiscal este Fișa de ocupare a capacității de cazare - conform noului OPANAF 381/2026.
Aceasta este tema centrală a acestui ghid și singura obligație universală indiferent de forma de organizare (CNP, PFA sau SRL).
2. Cine completează fișa și ce se schimbă cu OPANAF 381/2026
Prin OPANAF nr. 381/2026 (publicat în Monitorul Oficial în 31 martie 2026), ANAF a aprobat un nou model al fișei de ocupare, înlocuind vechiul Ordin ANAF nr. 398/2021.
Noul formular este mai detaliat și aliniat cu cerințele Codului Fiscal actualizat prin Legea 239/2025.
Cine este obligat
Conform Art. 85 alin. 8 Cod Fiscal, obligația completării revine proprietarului/contribuabilului, nu turistului.
Fișa trebuie completată în două scenarii:
- 1–7 camere pe CNP: venituri din închirierea pe termen scurt a camerelor situate în locuințe proprietate personală, indiferent de numărul de locuințe. Activitate desfășurată fără PFA sau SRL.
- Peste 7 camere: veniturile devin venituri din activități independente și se impozitează după alte reguli (art. 68^3 din Codul fiscal). Discută cu un contabil ce formă de organizare ți se potrivește.
Atenție: limita de 7 camere se calculează pe an fiscal, pentru toate locuințele tale, nu pe proprietate. Dacă ai 3 apartamente cu câte 3 camere, ai 9 camere: depășești limita, iar veniturile se impozitează ca venituri din activități independente.
Ce date conține noul formular OPANAF 381/2026
Noul formular este mai structurat decât precedentul și conține, pentru fiecare cameră și fiecare oaspete:
| Categorie | Date obligatorii în formular |
|---|---|
| Identificare oaspete | Nume și prenume complet (conform actului de identitate) |
| Identificare oaspete | Data nașterii |
| Identificare oaspete | Locul nașterii |
| Identificare oaspete | Naționalitate sau cetățenie |
| Identificare oaspete | Domiciliu (localitate, stradă, număr) |
| Identificare oaspete | Tipul actului de identitate, seria și numărul (CI sau pașaport) |
| Perioadă de cazare | Data check-in (ziua exactă) |
| Perioadă de cazare | Data check-out (ziua exactă) |
| Cameră | Numărul sau identificatorul camerei sau al spațiului |
Se completează câte o fișă (anexă) per cameră. Dacă ai 3 apartamente cu câte 2 camere = 6 fișe separate pe care le actualizezi pe tot parcursul anului.
Modelul oficial OPANAF 381/2026
Descarcă fișa de ocupare, model OPANAF 381/2026 (PDF, ANAF) (se deschide într-o filă nouă)
3. Problema: procesul manual eșuează la scară
Dacă ai o singură proprietate cu check-in rar, completarea manuală a fișei este suportabilă. Dar realitatea din piața de STR (short-term rental) din România arată altfel:
| Scenariu | Volum anual estimat | Risc dacă procesezi manual |
|---|---|---|
| 1 apartament, 1 cameră, 60% ocupare | ~90-110 înregistrări pe an | Gestionabil, dar greșelile sunt frecvente |
| 2 apartamente, 4 camere în total | ~300-400 înregistrări pe an | Multe omisiuni și date incomplete |
| 5+ proprietăți, 10+ camere | 700-1.000+ înregistrări pe an | Neconformitate sistematică, risc major la un control ANAF |
La aceste volume, problemele tipice ale procesului manual sunt: date de identitate lipsă sau incomplete (nu ai CI-ul fizic la îndemână), greșeli de transcriere, fișe completate cu întârziere sau deloc, arhivare dezorganizată și imposibilitatea de a răspunde rapid la o solicitare ANAF.
Riscul pentru proprietarii cu mai multe proprietăți: la un control, ANAF poate cere fișele de cazare pentru oaspeții din ultimii 5 ani. Dacă documentația este incompletă, baza impozabilă poate fi recalculată și se pot aplica penalități.
4. Soluția: un formular online completat de oaspete
Alternativa la procesul manual este un instrument de check-in online: oaspetele își completează singur datele într-un formular, iar instrumentul generează fișa.
Când alegi un astfel de instrument, verifică dacă generează fișa conform OPANAF 381/2026, noul formular oficial.
Cum funcționează, pe scurt:
- Trimiți oaspetelui un link personalizat înainte de check-in.
- Oaspetele își completează singur datele, pe baza actului de identitate propriu.
- Primești fișa în format PDF, gata de arhivat.
Fluxul pas cu pas în practică
1 - Rezervarea este confirmată pe Airbnb sau Booking
Primești notificarea de rezervare. Extragi datele esențiale: nume oaspete, check-in/check-out, proprietatea rezervată.
2 - Trimiți oaspetelui link-ul formularului
Cel mai târziu cu 24h înainte de check-in, trimiți link-ul personalizat prin canalul preferat (WhatsApp funcționează cel mai bine). Mesajul poate fi automatizat.
3 - Turistul completează formularul online
Oaspetele accesează link-ul, completează datele din actul de identitate (CI sau pașaport) și trimite. Durează 2–3 minute.
4 - Primești fișa PDF automată
Instrumentul generează automat fișa de ocupare conform OPANAF 381/2026, cu toate datele obligatorii. Fișa este gata de arhivat sau printat.
5 - Arhivezi fișa
Salvezi fișa în dosarul anului fiscal, organizat pe proprietate și cameră. La un control ANAF, găsești rapid documentele cerute.
5. GDPR și colectarea datelor oaspeților
Colectarea datelor de identitate ale turiștilor implică prelucrarea unor date cu caracter personal în sensul Regulamentului General privind Protecția Datelor (GDPR) - Regulamentul UE 2016/679. Ca proprietar care colectează și stochează aceste date, ești operator de date și ai obligații specifice.
Baza legală
Mulți proprietari cred că trebuie să ceară acordul explicit (consimțământul) al oaspetelui pentru a colecta aceste date. Este incorect.
Baza legală pentru prelucrarea datelor din fișa de cazare este Art. 6(1)(c) GDPR - obligație legală: prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei obligații legale care îi revine operatorului (în acest caz, Art. 85 alin. 8 Cod Fiscal + OPANAF 381/2026).
Asta înseamnă că nu ai nevoie de consimțământul turistului pentru a colecta aceste date - dar ești obligat să îl informezi cu privire la prelucrare.
Limitări GDPR importante pentru proprietari - ce nu poți face
- Nu poți copia sau scana actele de identitate (CI sau pașaport) fără o bază legală explicită. Legislația română restricționează copierea actelor de identitate. Colectarea datelor printr-un formular completat de turist este o variantă mai sigură; fotocopierea CI-ului, în general, nu este permisă.
- Nu poți folosi emailul sau numărul de telefon colectat pentru fișa de cazare în scopuri de marketing, fără consimțământ separat și explicit.
- Nu poți stoca datele mai mult decât necesarul legal (5 ani pentru scopuri fiscale). După expirare, datele trebuie șterse.
- Nu poți transfera datele către terți (inclusiv alți proprietari, agenți) fără o bază legală clară.
Cum te ajută un formular online la conformitatea GDPR
Un instrument de check-in online poate prelua o parte din munca legată de GDPR. Când alegi unul, verifică dacă:
- formularul include automat informarea GDPR, pe care oaspetele o vede înainte să completeze datele
- datele sunt colectate direct de la turist, pe baza actului de identitate propriu, fără să copiezi sau să scanezi actul
- fișele PDF generate pot fi descărcate și arhivate, cu un traseu de audit clar
- termenii și politica de confidențialitate ale furnizorului explică limpede cum sunt prelucrate datele oaspeților
Recomandare practică GDPR
Indiferent de soluția folosită, afișează sau trimite oaspetelui o notă scurtă de informare GDPR în mesajul de bun venit. Un text de 3–4 rânduri care menționează: „Datele de identitate sunt colectate în baza art. 85 alin. 8 din Codul fiscal (OPANAF 381/2026), sunt păstrate 5 ani și nu sunt folosite în alte scopuri.” Un astfel de text arată bună-credință față de autoritatea de supraveghere.
6. Unde se păstrează (sau se trimite) fișa de cazare
Aceasta este întrebarea pe care o primim cel mai des. Răspunsul diferă în funcție de tipul documentului și de forma de organizare:
| Tip document | Ce faci cu el | Termen de păstrare |
|---|---|---|
| Fișa de ocupare (ANAF), 1-7 camere pe CNP | Nu se trimite. Se păstrează la domiciliu sau la proprietate. ANAF o solicită la control. | Minimum 5 ani |
| Fișa de ocupare (ANAF), peste 7 camere | La fel: o păstrează contribuabilul, nu se depune periodic. | Minimum 5 ani |
| Fișa de anunțare a sosirii și plecării (MAI) | Structurile clasificate pot fi obligate să o transmită poliției sau autorităților locale. Verifică la inspectoratul de poliție județean. | Conform reglementărilor MAI |
Cum verifici obligațiile tale specifice
Dacă operezi pe CNP (1–7 camere), obligația ta este simplă: păstrezi fișele ANAF, nu le trimiți nicăieri. Dacă operezi printr-o structură clasificată cu certificat de la Ministerul Turismului, consultă Ordinul MAI nr. 400/2004 și contactează inspectoratul de poliție județean pentru procedura locală de transmitere a datelor oaspeților - aceasta poate varia per județ.
7. Restul obligațiilor fiscale 2026
Fișa de cazare este parte dintr-un pachet mai larg de obligații care au intrat în vigoare în 2026. Le rezumăm mai jos pentru context:
- Regimul fiscal nou, cu cotă forfetară de 30%: pentru veniturile din 2026, venitul net este 70% din încasări, iar impozitul este 10% din venitul net. Declarația unică se depune până pe 25 mai 2027. Detalii în ghidul despre regimul fiscal 2026.
- Codul de TVA pentru comisioanele platformelor: necesar dacă primești facturi de comision de la Airbnb (Irlanda) sau Booking (Olanda). Pașii sunt în ghidul despre codul TVA intracomunitar.
- Alte obligații discutate în 2026: e-Factura pentru persoanele fizice, codul unic de pe platforma turism.gov.ro și casa de marcat pentru încasările directe, în numerar sau cu cardul. Sursele publice se contrazic sau regulile sunt încă în implementare, așa că nu le prezentăm aici ca reguli ferme. Verifică-le cu un contabil înainte să iei o decizie.
Concluzie
Fișa de cazare în format nou (OPANAF 381/2026) nu este mai greu de gestionat decât precedenta - dacă ai procesul potrivit. Diferența o face cum colectezi datele: manual, cu risc de erori și omisiuni, sau automatizat, cu un formular online care generează fișa conformă în câteva minute.
La scara unui singur apartament, riscul procesului manual este suportabil. La 3, 5 sau 10 proprietăți, riscul devine sistematic și poate costa incomparabil mai mult decât costul oricărei soluții digitale.
2026 este primul an în care ANAF, platformele digitale și autoritățile europene acționează simultan pentru a aduce piața STR românească în conformitate. Proprietarii care se organizează acum vor naviga liniștit. Cei care amână vor gestiona crize.
Surse
Acest articol a fost redactat pe baza informațiilor din:
Legea nr. 239/2025, text publicat de ANAF (se deschide într-o filă nouă)
Regulamentul UE 2024/1028 — Transparența platformelor de cazare (se deschide într-o filă nouă)
HG nr. 237/2001 — Fișa de anunțare sosire/plecare turiști (se deschide într-o filă nouă)
Regulamentul GDPR — UE 2016/679 (se deschide într-o filă nouă)
StartupCafe.ro — Noi reguli Airbnb și Booking, mai 2026 (se deschide într-o filă nouă)