Fișa de cazare în 2026: Ghid complet pentru proprietarii Airbnb și Booking

Din 2026, fișa de cazare nu mai este un detaliu administrativ
este o obligație fiscală cu consecințe reale.
Odată cu intrarea în vigoare a OPANAF nr. 381/2026 (noul formular oficial,
publicat în Monitorul Oficial în martie 2026) și cu aplicarea
‍Regulamentului UE 2024/1028 de la 20 mai 2026,
proprietarii care închiriază prin Airbnb, Booking sau alte platforme se confruntă
cu un set de obligații mai clare și mai stricte ca oricând.

Concluzia noastră: procesul manual, copiere din CI, completare pe hârtie,
scanare, arhivare - funcționează pentru o singură proprietate.

‍Pentru două sau mai multe, devine rapid un risc operațional și de conformitate.

Acest ghid explică tot: ce este fișa de cazare, cine o completează,
ce date sunt obligatorii conform noului formular OPANAF 381/2026,
cum funcționează soluția solutia automatizata pe care o folosim noi,
care sunt limitările GDPR și cum construiești
un flux operațional scalabil dacă administrezi un portofoliu.

1. Ce este fișa de cazare - clarificăm confuzia

Termenul "fișa de cazare" acoperă în realitate două documente distincte,
cu roluri, destinatari și baze legale diferite.
Confuzia dintre ele este una dintre cele mai frecvente greșeli pe care le fac proprietarii:

‍

‍

Ce se aplică dacă închiriezi pe Airbnb/Booking pe CNP?

Documentul principal care contează la un control fiscal este
‍Fișa de ocupare a capacității de cazare - conform noului OPANAF 381/2026.

Aceasta este tema centrală a acestui ghid și singura obligație universală
indiferent de forma de organizare (CNP, PFA sau SRL).

2. Cine completează fișa și ce se schimbă cu OPANAF 381/2026

Prin OPANAF nr. 381/2026 (publicat în Monitorul Oficial în 31 martie 2026),
ANAF a aprobat un nou model al fișei de ocupare,
înlocuind vechiul Ordin ANAF nr. 398/2021.

Noul formular este mai detaliat și alininat cu cerințele
Codului Fiscal actualizat prin Legea 239/2025.

Cine este obligat

Conform Art. 85 alin. 8 Cod Fiscal, obligația completării revine
‍proprietarului/contribuabilului, nu turistului.

Fișa trebuie completată în două scenarii:

• 1–7 camere pe CNP: venituri din închirierea pe termen scurt a camerelor situate
  în locuințe proprietate personală, indiferent de numărul de locuințe.
  Activitate desfășurată fără PFA sau SRL.
  ‍
• 8+ camere - PFA/SRL obligatoriu: venituri din activități independente
  din prestarea de servicii de cazare.
  De la 8 camere în sus este necesară autorizarea ca PFA, II sau SRL.

‍

Ce date conține noul formular OPANAF 381/2026

Noul formular este mai structurat decât precedentul și conține,
pentru fiecare cameră și fiecare oaspete:

‍

‍

Se completează câte o fișă (anexă) per cameră.
Dacă ai 3 apartamente cu câte 2 camere = 6 fișe separate
pe care le actualizezi pe tot parcursul anului.
‍

‍

Modelul oficial OPANAF 381/2026

https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/formulare/Fisa_cazare_OPANAF_381_2026.pdf

‍

3. Problema: procesul manual eșuează la scară

Dacă ai o singură proprietate cu check-in rar, completarea manuală a fișei este suportabilă.
Dar realitatea din piața de STR (short-term rental) din România arată altfel:

La aceste volume, problemele tipice ale procesului manual sunt:
date de identitate lipsă sau incomplete (nu ai CI-ul fizic la îndemână),
greșeli de transcriere, fișe completate cu întârziere sau deloc,
arhivare dezorganizată și imposibilitatea de a răspunde rapid la o solicitare ANAF.

‍

‍

4. Soluția: cum funcționează StayCheck

La Credos Properties am adoptat StayCheck (staycheck.site) ca soluție standard
pentru gestionarea fișelor de cazare în întregul nostru portofoliu.

StayCheck automatizează procesul de colectare a
datelor oaspeților și generează fișa conform
‍OPANAF 381/2026 - noul formular oficial.

‍

‍

Fluxul pas cu pas în practică
‍

1 - Rezervarea este confirmată pe Airbnb sau Booking

Primești notificarea de rezervare.
Extragi datele esențiale: nume oaspete, check-in/check-out, proprietatea rezervată.

‍

2 -Trimiți link-ul StayCheck oaspetelui

Cel mai târziu cu 24h înainte de check-in, trimiți link-ul personalizat
prin canalul preferat (WhatsApp funcționează cel mai bine).
Mesajul poate fi automatizat.

‍

3 - Turistul completează formularul online

Oaspetele accesează link-ul, completează datele din
actul de identitate (CI sau pașaport) și trimite. Durează 2–3 minute.

‍

4 - Primești fișa PDF automată

StayCheck generează automat fișa de ocupare conform
OPANAF 381/2026 cu toate datele obligatorii. Fișa este gata de arhivat sau printat.

‍

5 - Arhivezi și ești complet conform

Salvezi fișa în dosarul anului fiscal, organizat pe proprietate și cameră.
La orice control ANAF, documentația este completă și accesibilă în câteva secunde.

Incearca si tu, o sa-ti usureze treaba:
‍StayCheck — Automatizare fișa de cazare OPANAF 381/2026

‍

5. GDPR și colectarea datelor oaspeților

Colectarea datelor de identitate ale turiștilor implică prelucrarea unor
‍date cu caracter personal în sensul Regulamentului General privind Protecția Datelor (GDPR)
Regulamentul UE 2016/679. Ca proprietar care colectează și stochează aceste date,
ești operator de date și ai obligații specifice.

Baza legală

Mulți proprietari cred că trebuie să ceară acordul explicit (consimțământul)
al oaspetelui pentru a colecta aceste date. Este incorect.

Baza legală pentru prelucrarea datelor din fișa de cazare este Art. 6(1)(c) GDPR - obligație legală:
prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei obligații legale
care îi revine operatorului (în acest caz, Art. 85 alin. 8 Cod Fiscal + OPANAF 381/2026).

Asta înseamnă că nu ai nevoie de consimțământul turistului
pentru a colecta aceste date - dar ești obligat
să îl informezi cu privire la prelucrare.

‍

Limitări GDPR importante pentru proprietari - ce nu poți face

• Nu poți copia sau scana actele de identitate (CI sau pașaport) fără o bază legală explicită. Legislația română restricționează copierea actelor de identitate. Colectarea datelor dintr-un formular completat de turist (prin StayCheck) este conformă; fotocopierea CI-ului nu este, în general.
• Nu poți folosi emailul sau numărul de telefon colectat pentru fișa de cazare în scopuri de marketing, fără consimțământ separat și explicit.
• Nu poți stoca datele mai mult decât necesarul legal (5 ani pentru scopuri fiscale). După expirare, datele trebuie șterse.
• Nu poți transfera datele către terți (inclusiv alți proprietari, agenți) fără o bază legală clară.

De ce StayCheck simplifică conformitatea GDPR

Prin utilizarea StayCheck, o parte din responsabilitățile GDPR sunt gestionate la nivel de platformă:

• Formularul online include automat informarea GDPR -
  aspetele vede și acceptă nota de informare înainte de a completa datele.
• Datele sunt colectate direct de la turist, pe baza actului de identitate propriu,
  fără intervenția proprietarului - eliminând riscul de copiere ilegală a actelor.
• Fișele PDF generate sunt stocate în cont și pot fi descărcate și arhivate
  de proprietar, cu un traseu de audit clar.
• Termenele și condițiile StayCheck includ referiri la prelucrarea datelor
  verificați întotdeauna politica de confidențialitate
  a oricărui instrument digital pe care îl utilizați.

‍

Recomandare practică GDPR

Indiferent de soluția folosită, afișați sau trimiteți oaspetelui o notă scurtă
de informare GDPR în mesajul de bun venit. Un text de 3–4 rânduri care menționează:
"Colectăm datele dumneavoastră de identitate în baza Art. 85 alin. 8 Cod Fiscal (OPANAF 381/2026), l
e păstrăm 5 ani și nu le utilizăm în alte scopuri" este suficient și
demonstrează bună-credință față de orice autoritate de supraveghere.

‍

6. Unde se păstrează (sau se trimite) fișa de cazare

Aceasta este întrebarea pe care o primim cel mai des. Răspunsul diferă în funcție de tipul documentului și de forma de organizare:

‍

‍

Cum verifici obligațiile tale specifice

Dacă operezi pe CNP (1–7 camere), obligația ta este simplă: păstrezi fișele ANAF,
nu le trimiți nicăieri. Dacă operezi printr-o structură clasificată cu certificat de la
Ministerul Turismului, consultați Ordinul MAI nr. 400/2004 și contactați
inspectoratul de poliție județean pentru procedura locală de transmitere
a datelor oaspeților - aceasta poate varia per județ.

‍

7. Restul obligațiilor fiscale 2026

Fișa de cazare este parte dintr-un pachet mai larg de obligații care au
intrat în vigoare în 2026. Le rezumăm mai jos pentru context:

‍

Concluzie

Fișa de cazare în format nou (OPANAF 381/2026) nu este mai greu de gestionat
decât precedenta - dacă ai procesul potrivit. Diferența o face cum colectezi datele:
manual, cu risc de erori și omisiuni, sau automatizat, cu o soluție precum
StayCheck care generează fișa conformă în câteva minute.

La scara unui singur apartament, riscul procesului manual este suportabil.
‍La 3, 5 sau 10 proprietăți, riscul devine sistematic și poate costa incomparabil
mai mult decât costul oricărei soluții digitale.

2026 este primul an în care ANAF, platformele digitale și autoritățile europene
acționează simultan pentru a aduce piața STR românească în conformitate.
Proprietarii care se organizează acum vor naviga liniștit. Cei care amână vor gestiona crize.

‍

Surse

Acest articol a fost redactat pe baza informațiilor din:

OPANAF nr. 381/2026 — Noul formular Fișa de ocupare a capacității de cazare

Codul Fiscal — Art. 85 alin. 8 (modificat prin Legea 239/2025)

OG nr. 6/2026 — e-Factura pentru persoane fizice

Regulamentul UE 2024/1028 — Transparența platformelor de cazare

HG nr. 237/2001 — Fișa de anunțare sosire/plecare turiști

Regulamentul GDPR — UE 2016/679

StayCheck — Automatizare fișa de cazare OPANAF 381/2026‍

StartupCafe.ro — Noi reguli Airbnb și Booking, mai 2026

‍